Lösa utskriftsdilemmat i coworking spaces
Lösa utskriftsdilemmat i coworking spaces
Coworking-utrymmen dyker upp över hela världen. Coworking space-industrin förutspås fortsätta växa snabbt när efterfrågan ökar på att ha en flexibel arbetsyta som populära coworking-utrymmen WeWork, The Wing och Industrious.
Det finns dock en liten sak som frustrerar användarna - utskrift.
Idag ska jag lösa det där lilla problemet en gång för alla. Men först lite bakgrund...
Coworking-utrymmen finns överallt
Enligt coworker.com finns det 1 794 olika coworking-utrymmen att välja mellan i USA. Över 500 i Storbritannien och 300 i Australien. Det finns ett stort utbud av utrymmen från tillfälliga drop-ins till långsiktiga och avslappnade till superföretagsutrymmen. Gitnux rapporterar att det finns cirka 18 700 coworking-utrymmen runt om i världen, och det kan nå så högt som 41 975 i slutet av 2024.
Jag har arbetat från ett coworking-utrymme i Nya Zeeland ett antal gånger och älskat det! Det skrek samarbete, lärande och hållbarhet. Coworking-utrymmen ger inte bara en plats att arbeta, de erbjuder ofta förmåner med utrymmet. Det fanns en verklig känsla av gemenskap. Jag träffade några intressanta människor vid kaffemaskinen och det var en söt hund, Roxy.
Jag har aldrig använt en skrivare på arbetsplatsen. Det var bara för läskigt. Jag var ofta inte bekant med skrivarens inställningar. Detta leder till utskriftsfel som dubbelsidig utskrift, felaktig sidorientering eller felaktiga utskriftsinställningar. Något så enkelt som att skriva ut mötesprotokoll kan förvandlas till en mardröm, för både mig, den som skriver ut och de som hanterar utskriftssystemet. Och om jag kämpade så mycket som slutanvändare kan jag bara föreställa mig hur frustrerande utskrifter kan vara för de stackars IT-avdelningarna/sysadmins!
Lösa utskrifter i coworking-utrymmen
Vad exakt kämpar användare med när de skriver ut i coworking-utrymmen? Några av de vanligaste utskriftsproblemen inkluderar:
Anslutningsproblem: Ibland kanske skrivaren inte är korrekt ansluten till nätverket, vilket kan orsaka utskriftsfel.
Drivrutinsdistribution: Om skrivardrivrutinerna inte installeras korrekt eller är föråldrade kan det orsaka utskriftsproblem.
Lågt bläck eller toner: Coworking-utrymmen har ofta hög skrivaranvändning, vilket kan resultera i låga bläck- eller tonernivåer. Detta kan orsaka utskrifter av låg kvalitet eller förhindra utskrift helt och hållet.
Skrivarkompatibilitet: Coworking-utrymmen kan ha skrivare från olika tillverkare, och kompatibilitetsproblem kan uppstå vid utskrift från olika enheter.
Lyckligtvis fungerar PaperCut bara i samarbetsmiljöer. Så här kan PaperCut göra livet enklare för alla i en coworking spaces.
Kostnadstäckning
Att hantera utskrift är ett måste i dessa miljöer för kostnadstäckning. Det finns några olika sätt att debitera personer/företag för utskriften de gör.
Ett exempel, du kan tilldela en kvot per användare/företag och avsluta avgiften med deras månadsavgifter. Om de når sin gräns kan du ta betalt för deras extra utskrift. Med 50+ rapporter med ett klick får du full synlighet över alla utskrifter i din miljö.
Det finns också möjligheten att integrera PaperCut med programvara för coworking space management, för att göra fakturering av användare och ta emot pengar ännu enklare, vilket leder mig till...
Integrationer
Integrera PaperCut med tredje parts faktureringssystem eller betalningsgateways, som PayPal.
Du kanske till exempel har hört talas om Nexudus, en vanlig plattform för att hantera coworking-utrymmen. De har gjort det tunga arbetet för sina kunder och byggt en integration till PaperCut programvara. Du kan tillåta användare att gå in i ett negativt saldo på sitt PaperCut-konto och det kommer att hämta dessa data för att automatisera faktureringskunder, inte bara skriva ut utan också hyra utrymmet. Så du behöver inte räkna ut utskriftskostnaderna manuellt via PaperCut.
Officiellt finns det fler än 50 PaperCut integrationer tillgängliga (inofficiellt är det hundratals).
Mobil och Bring Your Own Device (BYOD) utskrift
Mobility Print - vår BYOD-lösning - är en absolut livräddare i en samarbetsmiljö. Du kan bokstavligen skriva ut från vilken enhet du än tar med dig till arbetsplatsen. Smartphones, surfplattor, bärbara datorer, Chromebooks you name it.
Genom att följa några enkla steg kan användare snabbt upptäcka och skriva ut till vilken skrivare som helst, utan att behöva hjälp av en tekniker. Inga drivrutiner att hitta, inga anslutna domäner och det bästa är att varje användare måste verifiera vem de är innan de kan skriva ut - för att säkerställa att all utskrift spåras och debiteras korrekt, vilket gör rapportering och kostnadstäckning till en lek. För lätt.
För användare som besöker ett coworking-utrymme och behöver skriva ut hemifrån och sedan hämta när de är på plats, kan de skriva ut på distans med Cloud Print-funktionen. Skriv ut utanför nätverket på Windows-, Chromebook- och Mac-enheter. Tryck på skriv ut när du är hemma på din enhet, stanna förbi kaféet för en kaffe och hämta sedan ditt dokument när du kommer till coworking-utrymmet. Molnutskriftsaktivering när du är på språng.
Inbäddad lösning och säker utskrift
Har du någonsin tryckt på CRL+P och sprint till skrivaren så att ingen ser vad du skriver ut? De dagarna är för länge sedan borta med PaperCut MF och
Den inbäddade lösningen spårar också kopieringsjobb och låser upp en värld av skanning . Enkel skanning till e-post, mapp eller molnlagring och förvandla dokumentskanningar till textsökbara och redigerbara smarta dokument för att hämta information enklare än någonsin.
PaperCut för coworking-utrymmen är bara vettigt. Mindre tid att oroa sig för utskrift, mer tid att arbeta.
Läs mer om PaperCut MF härhref="/papercut-mf>.">här
Blogg skriven av
Jess Graves: PaperCut Programvara