Hur man implementerar molnutskrift i ditt medelstora företag
Hur man implementerar molnutskrift i ditt medelstora företag
Molnutskrift, precis som alla andra typer av digital transformation, kräver noggrann planering, annars byter du bara ut en form av organiserat kaos mot en annan. För medelstora företag innebär det generellt sett att säkerställa tre saker: skalbarhet, säkerhet och integration med befintliga system. Det är de punkter där många molnmigreringsprojekt blir ogjort.
Och vad menar vi med "medium" här? Tja, enligt Gartner , ett "medelstort företag" är alla företag med mellan 50 och 1 miljard dollar i intäkter och/eller 100 till 1000 anställda. Med andra ord, du har vuxit ur startfasen, men du har inte erövrat världen – ännu. Låter det bekant?
I den här artikeln ska vi titta på några tips för att implementera molnutskrift i ditt företag.
1. Välj rätt molnutskriftslösning
Det knepiga här är att medelstora företag ofta möter en skrämmande blandning av arbete på plats och distans, en potentiell multimolninstallation, plus flera operativsystem och äldre enheter. Ja, lite av en mardröm. Så det första steget för molnutskrift är att välja rätt molnutskriftsleverantör. Du behöver en enhets-agnostisk plattform som fungerar med ett brett utbud av enheter och integreras med din befintliga infrastruktur. Bonuspoäng om det är en molnbaserad plattform . Så gå ut och gör din research! Ställ frågor, få offerter och ta reda på vilka funktioner som är viktiga för ditt företag.
Ställ in robust användarautentisering
Folk tror att molnet är osäkert, men det är inte riktigt sant. Det är bara osäkert om du misslyckas med att göra det säkert. Och när det kommer till medelstora företag, med flera kontor och distansarbetare som dyker in och ut, är det första du bör oroa dig för användaråtkomstkontroller. Varje molnutskriftsmigrering värd sitt salt behöver robusta autentiseringsmetoder som enkel inloggning (SSO) via Active Directory eller Microsoft Azure AD. Vi rekommenderar också en stark multifaktorstrategi med en kombination av svepkort , lösenord, biometriska inloggningar och PIN-koder.
Konfigurera rollbaserade åtkomstkontroller (RBAC)
När ditt företag växer, och särskilt när du flyttar kritisk utskriftsinfrastruktur till molnet, är det viktigt att dina systemadministratörer hanterar vem som kan skriva ut vad . Det är här rollbaserade åtkomstkontroller (RBAC) kommer in i bilden. Bästa praxis för molnutskrift är att ställa in behörigheter baserat på användarens roll eller avdelning. Marknadspersonal kan till exempel behöva färgutskrift, men ekonomi behöver förmodligen inte det – så ställ bara in relevanta behörigheter med ditt utskriftshanteringsprogram. Du kan också begränsa åtkomsten till vissa MFD:er och enheter, vilket hjälper till att upprätthålla dokumentsäkerheten. Det finns inget behov av att hela företaget har tillgång till de skrivare som hanterar löner, eller hur?
Planera för skalbar utskriftsdistribution
Tillväxt är självklart en bra sak, men det kan sätta en belastning på din utskriftsmiljö. Speciellt för medelstora företag, som alltid är några veckor ifrån en sammanslagning eller en omstrukturering. Det är därför det är viktigt att välja en molnutskriftslösning som kan skalas med ditt företag. De saker att se upp med är: hur lätt är det att ta med nya användare? Vad sägs om att lägga till eller ta bort skrivare? Har du en sömlös BYOD-installationsprocess? Kan du skala upp molnservrarna utan komplexa infrastrukturförändringar? Hur är det med nätverkshastigheter och prestandaproblem? En av fördelarna med molnutskrift är dess inneboende skalbarhet, så de flesta leverantörer borde vara ganska bra på den här poängen. Men det är fortfarande något att ha i bakhuvudet.
Integrera med befintlig hantering av mobila enheter (MDM)
Fjärr- och hybridanställda behöver säker utskriftsåtkomst från sina mobila enheter, men det är inte alltid lätt i ett stort företag med flera kontor och hundratals anställda. Vilken molnutskriftslösning du än väljer bör den integreras med din befintliga MDM-lösning. Leta efter plattformar som tillåter administratörer att skicka utskriftspolicyer direkt till användarnas smartphones, surfplattor och bärbara datorer, eller lansera skrivardrivrutiner från en central plats. Detta säkerställer säkra och konsekventa utskriftsåtkomstkontroller över enheter, även när personalen befinner sig utanför kontorsnätverket.
Optimera dina kostnader med utskriftsanalys
Att göra utskrifter enkelt för personalen är bra, men du vet vad det leder till, eller hur? Mer utskrift. Detta är ett tveeggat svärd. Å ena sidan, bra, din molnutskriftsmiljö fungerar smidigt och anställda köper in sig. Å andra sidan har molnutskriftskostnaderna en tendens att gå utom kontroll, åtminstone om de inte övervakas. Som alltid är det här din utskriftshanteringslösning kommer in i bilden. Se till att du kör live utskriftsanalys för att spåra användning mellan avdelningar, ställa in utskriftskvoter och optimera utskriftsbeteende (automatisk dubbelsidig utskrift är en bra början). Kör regelbundna rapporter för att spåra systemets prestanda över tid – och hålla dessa kostnader under kontroll.