Håll lärare och elever säkra med dina skolors utskrifter
Håll lärare och elever säkra med dina skolors utskrifter
Säkerhet har alltid varit viktigt för skolor. Det handlar om saker som datasäkerhet (som vi har behandlat mer i detalj här ), men också det fysiska välbefinnandet för elever, lärare och personal.
Med covid mestadels i backspegeln måste vi tänka på utskrift och hur det relaterar till folkhälsan. När allt kommer omkring är tryckning en av de sista fysiska beröringspunkterna i en digital värld. Vi behöver det fortfarande, och vi måste fortfarande göra det säkert.
När det kommer till utskrift finns det tre fokusområden för att skydda din skola:
Beröringsfri utskrift
Undviker trängsel vid skrivaren
Enkel möjlighet för utskrift hemifrån
Var du än är och var du än arbetar behöver systemadministratörer verktyg för att implementera säkerhetsåtgärder snabbt och flexibelt, beroende på skolans individuella behov.
PaperCut-funktioner som Find-Me -utskrift och verktyg som PaperCut Mobility Print kommer att bocka av alla dessa tre säkerhetskrav. Men låt oss titta på några andra saker du kan göra för att göra din skolas utskriftsmiljö säkrare.
Förstå riskerna med utskriftssäkerhet
De två stora riskerna med skolutskrifter är dataintrång och smittspridning vid MFD. Båda utgör en risk för elever och personal, och båda kräver lite olika lösningar. Om din skola har en 3D-skrivare kan det också finnas risk för brännskador, utsläpp och ultrafina partiklar. ( 3D-utskrift är sin egen speciella burk med hartsbaserade maskar.)
Det viktiga är att inse att skolans tryckrum och MFD:er kan vara riskabla – tricket är att förutse riskerna och sätta kontrollåtgärder på plats.
Implementera säker utskriftspraxis i skolor
IT-säkerhet i skolor är ganska standard, och vi gissar att du redan har ett IT-team som övervakar nätverksåtkomst. Men försumma inte din utskriftsmiljö, särskilt om du använder molnaktiverad utskrift via internet. Det är en uppenbar attackvektor för hackare, och det är en vanlig sårbarhet i skolsystem, särskilt med hundratals användare, olika enheter som flyger överallt och elever som skriver ut hemifrån via sin WIFI-router.
Här är några tips för att implementera säkra utskriftsmetoder i skolor:
1. Implementera åtkomstkontroller. Till att börja med måste du begränsa utskriftsåtkomsten genom att implementera användarautentiseringssystem. Helst i varje steg – skapande av utskriftsjobb och utskriftssläpp. Detta säkerställer att endast behöriga studenter och personal har tillgång till utskriftsresurser.
2. Lär ut grunderna. Är det vettigt i en skola, eller hur? En utskriftsmiljö är alltid lika säker som dess användare, så se till att elever och personal är utbildade i säkra utskriftsmetoder. Detta inkluderar datasäkerhet och fysisk säkerhet. Gör affischer för ditt tryckrum med enkla punktpunkter som eleverna kan följa.
3. Använd utskriftskvoter. Detta är ett bra råd av flera skäl (inte minst kostnad!) men det är också en praktisk säkerhetsåtgärd. Utskriftskvoter hjälper till att förhindra överdriven utskrift, vilket minskar risken för att känslig information lämnas obevakad vid MFD. Du kan också utbilda elever och personal för att minimera onödiga utskriftsjobb.
4. Tänk digitalt. Det är en bra idé att främja användningen av digitala dokument där du kan. Detta kan innebära att investera i vissa digitala samarbetsverktyg, som Slack eller Google Classroom. Ibland är det nödvändigt att skriva ut, men för allt annat är chansen stor att du bara kan använda en app.
Förbättra utskriftssäkerheten genom programvara för utskriftshantering
Så hur hjälper utskriftshanteringsprogrammet utskriftssäkerhet? Några sätt. Programvara för utskriftshantering handlar om att få kontroll över ditt utskriftsarbetsflöde. Och ju mer kontroll du har, desto mer kan du minska riskerna med skoltryck – både det digitala och det fysiska.
Så här kan utskriftshantering göra skolutskrifter säkrare:
1. Beröringsfri utskrift. I en post-COVID-värld är beröringsfri säker utskrift viktigare än någonsin. MFD-pekplattor är en enorm vektor för bakterieöverföring – tänk bara på hur många fingrar som rör dem varje dag – så låt oss hitta ett bättre sätt. Med programvara för utskriftshantering kan du släppa jobb på ett säkert sätt med hjälp av ett svepkort, mobil utskriftsrelease eller snabbsläppsterminaler. Mycket renare.
2. Undvik trängsel vid MFD. Med programvara för utskriftshantering, som PaperCut, kan du implementera belastningsbalansering för att sprida dina utskriftsjobb. Detta hjälper till att förhindra att utskriftsjobb täpper till en enskild maskin eller att grupper samlas kring samma MFD. Skrivarbelastningsbalansering kan antingen göras manuellt, där varje användare väljer en skrivare som är gratis, eller automatiskt via Find-me-utskrift .
3. Skriv ut hemifrån där du kan. Du kan använda PaperCut Pocket eller PaperCut Hive för att spåra utskrifter på arbetsplatsen OCH hemma. Det är enkelt att ställa in och kräver bara mobilappen för att släppa hemutskrifter.
Trycksäkerhet i skolor är inte en statisk sak. Det bör förändras med organisationens behov och de senaste trenderna inom tryckteknik. Som sådan är det bra att ta för vana att kontinuerligt utvärdera. Årliga revisioner är bra, men kvartalsvisa eller månatliga kontroller är ännu bättre. Du kan läsa mer om utskriftsrevision här , men i huvudsak bör du kontrollera: hur mycket dina användare skriver ut, om de skriver ut effektivt eller inte, hur mycket det kostar dig och vad (om något) du kan göra för att gör din utskriftsmiljö säkrare. Kontakta oss idag!